Certyfikacja i obrona projektów, czyli jak pokazać projekt w 15 minut i przeżyć ?

Oryginalnie post pojawił się na Blogu Białego Kruka. Możesz tam przeczytać ogromną ilość ciekawych postów związanych z biznesem.

W Akademii Białego Kruka, wymagamy od uczestników procesu certyfikacji Black Belt/Green Belt, aby prezentacja projektu DMAIC nie trwała więcej niż 15 minut. Jest to zadanie wbrew pozorom niezwykle trudne.

Kilka miesięcy ciężkiej pracy robi swoje. Dziesiątki godzin przeprowadzonych badań, dyskusji i analiz. Setki kaw, wykresów i pomiarów. To wszystko później trzeba zmieścić w kilkunastu minutach prezentacji. A gdy wszystko jest ważne, jak wybrać to najważniejsze?

Prezenterzy rzadko mieszczą się w 15 minutach; pakują się wówczas w niepotrzebne kłopoty – wdają się w niepotrzebne szczegóły czym usypiają odbiorców,  którzy uaktywniają się jedynie po to aby „pogonić” prezentację, a w krytycznym momencie – drastycznie ją przerwać.

Sposób przedstawienia jest tak samo ważny jak sama zawartość merytoryczna.

Oto kilka rad jak zaprezentować projekt w 15 minut :

1. Zdaj sobie sprawę z głównego ograniczenia: czasu.

Liczby, dane, fakty:
Człowiek wymawia przeciętnie ok. 120 słów na minutę.
Dla 15 minut jest to 1800 słów.

Przekładając na slajdy:
Jeśli każdej fazie metodyki DMAIC poświęcimy jeden slajd, to mamy na jego omówienie 3 minuty.
Co to oznacza?

Na pokazanie jednej fazy projektu mamy 3 minuty, 360 słów i najlepiej 1 slajd.

2. Po pierwsze: rzeczy najważniejsze.

Pewnym razem, podczas obrony projektów w procesie certyfikacji, przyszły Black Belt przez 6 minut opisywał sposób ułożenia tulejki i zakresów jej zagięcia w procesie tłuczenia. Było to jedno (nie jedyne!) z wprowadzonych rozwiązań. Oczywiście, z punktu widzenia usprawnień, opis niezwykle istotny. W maszynie mikrometrowe różnice ustawień miały ogromne znaczenie.
Z punktu widzenia prezentacji i obrony projektu znaczenie było już mniejsze.

Nie warto mówić o szczegółach, chyba że są naprawdę ważne. Jeśli wydaje Ci się , że musisz o nich powiedzieć, zazwyczaj nie jest to prawda. Mów tylko gdy jesteś PEWIEN. Absolutnie PEWIEN.

(Mniej naprawdę znaczy więcej.)

3. Przedstaw poprawnie proces dochodzenia do rozwiązania, nie szczegóły rozwiązań.

Na obronie projektów Six Sigma głównym celem jest zaprezentowanie swoich umiejętności w biegłym posługiwaniu się metodyką DMAIC.

Zamiast tłumaczenia szczegółów technicznych rozwiązań lepiej ten czas poświęcić na opisanie jak same rozwiązania zostały wygenerowane, jakich przyczyn dotyczą, jak te przyczyny zostały wyznaczone, jakie postawiono hipotezy, jak je później weryfikowano, itp.

Cel, to pokazanie poprawności zastosowania DMAIC, nie poprawność zastosowanych rozwiązań i zmian w procesie.

Jeśli pominiesz szczegół, który jest warty opisania, nie martw się, bo jeśli jest istotny – na pewno zostaniesz o niego zapytany.

”Zawsze można dorzucić słowo, ale nie sposób wycofać już raz powiedzianego”

4. Ćwicz!

Weź znajomego, męża, żonę lub kogokolwiek innego. Posadź przed sobą. Pokaż swoją prezentację.
Jeśli ich uśpisz – znak, że coś jest nie tak.
Jeśli nie zrozumieją jak doszedłeś do rozwiązań – znak, że musisz coś poprawić
Jeśli mają pytania – odpowiedz na nie.
Jeśli przekroczyłeś czas – na obronie przekroczysz go tym bardziej.

Nie masz nikogo pod ręką? Przedstaw swoją prezentację roślince, kotu, psu czy nawet swojemu odbiciu w lustrze.
(Pamiętaj tylko, że to wersja uproszczona. Kot nie zada pytań)

Choć mało kto zdaje sobie z tego sprawę, to wszystkie najwspanialsze, wiekopomne wystąpienia, ale też zapadające w pamięć toasty, mają niewiele ze spontaniczności i improwizacji. Choć tak wyglądają, są rezultatem długiego przygotowania i konsekwentnego treningu. Nie stawiaj się w sytuacji „jakoś to będzie…”

Przygotuj się!

Ten wpis został opublikowany w kategorii Prezentacja. Dodaj zakładkę do bezpośredniego odnośnika.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *