Helping Hand by *BJOERLING
W poprzednich postach zaprezentowałem sztukę rozwiązywania problemów oraz sztukę rozwiązywania skomplikowanych problemów.
Szybko przypomnę model pierwszy rozwiązywania problemów:
- Zdefiniuj problem.
- Znajdź rozwiązanie.
- Wprowadź poprawkę i zobacz czy się sprawdza.
A niżej model drugi rozwiązywania skomplikowanych problemów:
- Zdefiniuj problem, rozłóż go na części pierwsze.
- Znajdź rozwiązanie każdej z części.
- Wprowadź rozwiązania po kolei w życie i sprawdź co działa, a co nie
Na drodze przemyśleń… dosłownie na drodze, bo ten pomysł mi wpadł gdy szedłem na uczelnię ;-). Swoją drogą bardzo lubię codzienne, kilkuminutowe dreptanie. Naprawdę wiele można wtedy wymyśleć, a co najlepsze, myśli te same wpadają do głowy. Wystarczy iść i się rozluźnić. Polecam.
Wracając do tematu, wpadłem na pomysł, jak zwielokrotnić skuteczność każdego z punktów. Jest to proste: “Zapytaj innych o zdanie”. Kwestia jeszcze jak, po co i dlaczego. Idąc przypomniała mi się pewna historyjka rodem z Toyoty. Otóż młody manager miał pomysł na wprowadzenie zmiany układu maszyn na linii produkcyjne. Kierownictwo było i jest otwarte na takie przejawy inicjatywy i kreatywności. Poproszono młodego kierownika o opracowanie i przedstawienie pomysłu. Menedżer pracował nad tym tydzień, dzień i noc. Nadeszła chwila prezentacji. Przedstawia, przedstawia, przedstawia i przedstawił. Kierownictwo niewiele odpowiedziało. Młody menedżer dostał tylko jedno pytanie, czy zapytał się innych o ich punkt widzenia. Okazało się, że nie. Stary kierownik linii poradził młodemu by spytał się o zdanie każdego, kogo mogła dotyczyć ta zmiana, nawet najzwyklejszego robotnika. To on wie najlepiej jak wygląda właściwa praca na stanowisku. Dobrze, jeśli o zdanie zostaną zapytani inżynierowie, oni znają się najlepiej na technicznych sprawach. Im więcej osób zapyta tym lepiej.
Młody menedżer wziął się do roboty. Okazało się, że nie wziął pod uwagę przynajmniej kilkudziesięciu czynników. Część z jego pomysłu próbowano wprowadzić już wcześniej i zwyczajniej się nie sprawdziło. Część została już zaimplementowana w nieco innej formie. Niektóre podpowiedzi znacząco udoskonaliły pomysł, nawet zwielokrotniły jego znaczenie i efekt.
Tym razem kierownictwo przyjęło projekt i to bardzo dobry projekt.
Zanim czym prędzej pobiegniesz i zaczniesz wypytywać wszystkie osoby z otoczeniu, zapoznaj się jeszcze z kilkoma zasadami:
- Uszanuj czas innych — Myślę, że dobrym pomysłem jest zapytanie się każdej z osób, czy posiada chwilę na pomoc w rozwiązaniu danego problemu. Po pierwsze unikam w ten sposób zdawkowych odpowiedzi
- Zadawaj konkretne pytania, proste i zrozumiał - Zanim kogoś zapytam o zdanie, zawsze staram się być do tego przygotowany. Znam kilka osób, które pytają tak szczegółowo, że zwyczajnie tym denerwują. Myślę, że po prostu nie chcą ruszyć głową i zwyczajnie czekają na podanie rozwiązania na tacy. Jedną z rzeczy jakie nauczyły mnie grupy dyskusyjne, w starej dobrej szkole, to to, by najpierw szukać samemu, wyrobić sobie pewną opinię, dopiero później pytać innych, najlepiej o szczegóły. Google wie prawie wszystko ;-). Są też osoby, które zadają tak wielokrotnie złożone pytania, że musiałbym je rozrysować by zrozumieć.
- Uszanuj opinię innych — Najlepszym sposobem pokazania jak mało znaczy opinia innej osoby jest stwierdzenie, że nie ma racji, szczególnie, gdy sami prosimy ją o wyrażenie własnego zdania. Pytasz się kogoś, wysłuchaj do końca. Pytanie o opinię to nie debata tylko burza mózgów. Myślę, że kontry to wynik zbyt wybujałego ego. Mało skuteczne i mało efektywne. Jeśli masz inne zdanie. Możesz je przedstawić, np. mówiąc: Bardzo ciekawe podejście. Muszę je jeszcze przemyśleć. “Wcześniej doszedłem do innych wniosków. Czy mogę Ci je przedstawić, czy możesz mi powiedzieć co o nich myślisz?”.
- Zdecyduj ile masz czasu — inne osoby mają pomóc w rozwiązaniu problemów, ale problemy mają to do siebie, że prędzej czy później trzeba je rozwiązać. Linia między czasem zbierania informacji, a spotkaniem się z terminem zero, jest zwykle bardzo cienka i uwaga, lepiej jej nie przekraczać.
- Wybierz najskuteczniejszą grupę docelową — podobno każda osoba ma coś ciekawego do powiedzenia. Bardzo możliwe. Problem w tym, że wysłuchanie więcej niż kilku osób zwyczajnie stanie się nieefektywne. Pochłonie zbyt wiele czasu (patrz punkt wyżej). Dlatego zanim zaczniesz pytać się każdego o opinie, usiądź na chwilę i zastanów się kto mógłbym wnieść najwięcej do rozwiązania. Stwórz listę. Zapytaj.
Już kilka dni pracuję by wprowadzić sobie nawyk robienia najpierw rzeczy najważniejszych. Nie jest to takie łatwe. Napotkałem do tej pory dodatkowe problemy, nie uwzględnione wcześniej:
